LUM - Arkivet

Administratörer lär sig hantera förändringar

- Under mina drygt 20 år vid universitetet har det inte funnits någon vidareutbildning för sekreterare, förutom kortare kurser i olika ekonomi- eller datorsystem, säger hon och tog förstås chansen.

Den nya kursen "Kvalificerad utbildning för administratörer" har tagits fram av en arbetsgrupp under våren och målet med utbildningen är att ge deltagarna kunskaper som behövs för att möta framtidens krav på administrativ verksamhet inom LU.

- Förändringsbegreppet går som en röd tråd genom hela utbildningen, säger Ingrid Cederfeldt, högskolesekreterare vid handelsrätt och ordförande i utbildningens arbetsgrupp.

- Både vårt arbete och världen runt oss förändras i en allt snabbare takt varför också omvärldskontakter är ett viktigt kursinslag.

Utbildningen som sorterar under personalenheten, varar i tre terminer och kurstillfällena är femton halvdagar per termin. Det är många av universitetets egna anställda som fungerar som kursledare men även gästföreläsar e och externa konsulter anlitas.

Kursen inleddes i september med ett tvådagars internat i Höör, en så kallad kick-off, där deltagarna fick lära känna varandra. Helena Josefsson, institutionssekreterare på juridicums kansli, tyckte att dagarna i Höör lärde henne att stressa av och ta det lugnt.

- Första dagen var det väldigt frustrerande att komma direkt från jobbet, där jag hela tiden har massor att göra och så bara sätta sig ner. Men andra dagen kändes det skönt att ha gjort det.

Under internatet diskuterades också förändringssituationer, hur man reagerar i en sådan och vilka kunskaper och färdigheter som krävs för att hantera förändringar.

Därefter har kursdeltagarna tränats i kommunikation, bland annat i muntlig presentation.

-Det krävs övning för att ställa sig upp på ett sammanträde med institutionsstyrelsen och dra en hel budget, kommenterar Ingrid Cederfeldt.

Höstterminen avslutas med arbetsmiljö och miljöarbete som ska handla mycket om den psykosociala arbetsmiljön. Sekreterare har ofta en kurativ roll på sin arbetsplats och senare i vår under kursavsnittet "samtalsmetodik" är psykologer från Lukasstiftelsen konsulterade.

Kristina Sarvik känner sig hittills nöjd och inspirerad av kursen. Hon tycker att kompetensutveckling för sekreterare är mycket angelägen just nu eftersom de blir viktigare som administratörer i en tid då prefektens roll förändras alltmer till en ledarroll.

- Vi måste kunna sköta upphandlingar, våga säga ifrån om vi märker att det inte går rätt till och framför allt komma med lösningar på problem. Och då krävs kunskap, säger hon.

Kristina Sarvik tycker också att det är positivt att lära känna folk från förvaltningen.

- Tidigare har det alltid varit vi och dom.

Helena Josefsson som bara varit anställd på universitetet några år, tvekade inte heller när hon blev tillfrågad om hon ville vara med på kursen.

- Jag tycker att det är roligt att man vill satsa på mig.

Men helt lätt är det inte för sekreterarna med den omfattande kurstiden. Ofta är de ensamma om sina sysslor och ingen tar över dem när de är borta. En hel del kvällar och helger kommer att gå åt till att ta igen förlorad arbetstid.

Ingrid Cederfeldt menar att det är viktigt att prefekterna och övriga chefer är införstådda med sekreterarnas kompetensutveckling, dels att den sker , dels vad den består av, och därför finns det i utbildningen moment där prefekter och chefer är med.

MARIA LINDH

Fotnot: I arbetsgruppen för "Kvalificerad utbildning för administratörer" ingår förutom ordförande Ingrid Cederfeldt, personalutvecklare Catharina Fröberg, professor Klas Malmkvist, högskolesekreterare Siw Medborg, universitetslektor Birgitta Olander, avdelningsdirektör Jan-Evert Svensson och högskolesekreterare Louise Tregert.

Webmaster@lu.se
1998-11-25