Vad är en allmän handling?

Sedan Lunds universitets styrelse i våras beslutade att inte lämna ut styrelsehandlingarna till pressen före sina sammanträden har frågan om vad som egentligen är allmänna handlingar aktualiserats. Här följer en liten påminnelse för den som är osäker.

I Sverige gäller offentlighetsprincipen. Den innebär att varje medborgare har rätt att ta del av statliga, kommunala och landstingskommunala handlingar, alltså även Lunds universitets. Varenda handling eller datafil hos en myndighet är dock inte öppen för insyn. Man får först och främst skilja mellan allmänna handlingar och sådana som inte är det.

De flesta allmänna handlingar är offentliga, men det finns undantag. En allmän handling kan nämligen vara hemlig om innehållet i handlingen kan hänvisas till sekretesslagen. Sekretess kan gälla för så skilda saker som anbuden i en upphandling, uppgifter om vår hälsa i ett läkarintyg eller för lösenordsfiler i våra datasystem.

Vad är då en allmän handling?

· Handlingar som kommer in till universitetet utifrån blir allmänna handlingar så fort de kommer in till universitetet. Den som vill har alltså rätt att ta del av universitetets post, men först efter att handlingarna sekretessprövats.

· Handlingar som framställs inom universitetet blir allmänna så snart ärendet slutbehandlats. Om handlingarna inte tillhör ett visst ärende blir de allmänna så snart de har justerats eller färdigställts på annat sätt.

När det gäller förslag till beslut i styrelsen och liknande är de alltså inte slutbehandlade förrän beslutet är taget och protokollet justerat, något som kammarrätten också har slagit fast.

Men om universitetet väljer att skicka ut arbetsmaterial utanför universitetet i informationssyfte (som styrelsen tidigare gjorde) blir dessa handlingar allmänna i och med expedieringen. Detta gäller emellertid inte om handlingar sänds över enbart i samrådssyfte. Då är de inte allmänna.

· Diarier, journaler, register och andra fortlöpande förteckningar blir allmänna handlingar så fort de färdigställts för anteckning och införade av information.

· I de allra flesta fall är handlingar som skickas inom universitetet inte allmänna förrän ärendet de hör till är slutbehandlat. Men det finns fall när även de interna handlingarna kan bli allmänna vid en tidigare tidpunkt, t ex i de fall institutionerna (motsv) uppträder självständigt gentemot förvaltningen. Det skulle exempelvis kunna gälla examinationsärenden där institutionen har en egen beslutanderätt.

Diarieförda handlingar

Många tror att en handling automatiskt är allmän om den är diarieförd. Så är emellertid inte fallet. Diarieföringen är främst ett sätt att hålla ordning på handlingarna, även interna sådana som ännu inte är allmänna.

När det gäller e-post gäller offentlighetsprincipen på samma sätt som för våra pappershandlingar. I de allra flesta fall handlar det dock om tillfälliga meddelanden, som varken behöver diarieföras eller arkiveras.

Myndigheter är anvisade att handlägga begäran om utlämnande av handlingar skyndsamt, vilket i princip betyder samma dag. Men universitetets arkivarie Jörgen Andersson påpekar att man naturligtvis måste ta sig tid att kontrollera om en handling är allmän och att den inte skyddas av sekretess innan man lämnar ut den. Är man det minsta osäker går det bra att kontakta honom på tel 046-2227136.

PETRA FRANCKE

Webmaster@lu.se
1998-11-25