Pressmeddelande från Informationsenheten, Lunds universitet,  2001-10-30
Christer Hjort 046-222 70 08
Christer.Hjort@info.lu.se

Revisionsrapport har kartlagt
misstänkt missbruk av kontokort

30 oktober 2001

Internrevisionen vid Lunds universitet har vid en rutinkontroll upptäckt att ett
sk företagskort vid Lunds universitet använts på ett felaktigt sätt av en enhetschef vid förvaltningen. För att få en extern, opartisk bedömning har universitetet vänt sig till revisionsfirman Ernst & Young. Två revisorer har granskat kortanvändningen med tillhörande transaktioner och en rapport har nu överlämnats till universitetet.

Av rapporten, som omfattar enhetschefens användning av företagskortet under förra och innevarande år, framgår det att omfattande privata uttag gjorts.

Enligt universitetets regler från 1997 får företagskort endast användas för inköp i tjänsten och inga privata inköp får göras. Till fakturan från kortföretaget skall alltid fogas ett originalkvitto för inköpen. Enbart fakturan från kortföretaget och de s k slipparna är således inte tillräckligt verifikationsunderlag. Vidare sägs att "kontantuttag får ske men bör undvikas. De skall i så fall motsvara gjorda utlägg och verifieras med originalkvitto från inköpet. Den differens mellan gjort kontantuttag och gjort utlägg som kan uppkomma skall omedelbart regleras. Kontantuttag får inte ske i syfte att erhålla reseförskott eller traktamentsersättning".

Revisorerna har granskat underlagen till de 25-30 månatliga fakturorna från kortföretaget och anser att de är svåra att överblicka. De konstaterar att i flera fall saknas underlag, i vissa fall är de felaktiga, "slippar" förekommer som underlag samt att företagskortet har använts privat genom att kontantuttagen överstigit faktiska kostnader.
Efter årskiftet 00/01 får enligt bestämmelserna inte kontantuttag göras, men efter muntlig överenskommelse med förvaltningschefen Peter Honeth har enhetschefen haft tillstånd att använda kortet för kontantuttag för resor och telefonkostnader.

I rapporten påvisas felaktigheter i underlaget. Ett flertal påstådda inköp av kontorsmaterial, dator- och mobiltelefonutrustning och böcker har visat vara betalning för privat konsumtion. Det finns också tveksamheter om vissa hotellräkningar. Posterna uppgår till sammanlagt nära 33 000 kr.
Under pågående utredning, den 23 oktober, har enhetschefen uppvisat ett internt brev, daterat 2 augusti 2001, där några av dessa poster finns upptagna med påpekandet att de ska debiteras enhetschefen privat. Denna handling har ingen av de berörda på universitetet tidigare sett.

Enhetschefens utlägg för representation har också granskats. Revisorerna konstaterar vid kontakt med ett flertal uppgivna gäster att de inte träffat enhetschefen vid angivna tidpunkterna eller att uppgivna gäster inte existerar. Bristerna i detta underlag omfattar mellan 20-30.000 kr.

Enhetschefen, som tidvis varit stationerad utomlands, har ersatts för telefonkostnader, såväl mobiltelefon som privatabonnemang. Enhetschefen har ofta tagit ut kontanter för att betala telefonkostnaderna. Enligt revisorerna saknas ofta korrekta underlag och redovisningen har inte gått att överblicka. Av telefonkostnaderna kan drygt 30.000 kr verifieras. Vidare har enhetschefen fått 67.000 kr i ersättning för hemtelefonen. Sammanlagt har enhetschefen fått drygt 111.000 kr i telefonersättning. Enligt förvaltningschefen har avsikten aldrig varit att ersätta samtliga telefonkostnader, utan endast de som avsåg tjänsten. Lunds universitet har dock betalat samtliga kostnader, då telefonerna enligt enhetschefen endast använts i tjänsten. Revisionsrapporten påvisar nu att mobiltelefonen även använts privat.

Det saknas vidare verifikationer för kostnaderna för inredning av arbetsplats i hemmet och installation av ISDN-uppkoppling till utlandet.

Under förra året och fram till september i år gjorde enhetschefen kontantuttag på 194.000 kr på sitt företagskort. Av dessa var ca 30.000 rena privatuttag, 55.000 kr för flyg- och tågbiljetter som aldrig utnyttjades samt 56.000 kr för telefonkostnader. Kontantuttagen har betalats tillbaka efter mellan sex månader och ett år, drygt 30.000 kr efter det att internrevisionen inlett sin granskning. Omkring 9.000 kr har inte återbetalts.

Enligt revisionsrapporten finns också oklarheter kring företagna utlandsresor och om dessa i alla delar varit sanktionerade. Totalt är reseförskotten omfattande, men har reglerats bl a genom kvittning mot enhetschefens lön.

Revisorerna skriver i sin avslutande bedömning att förvaltningschefen tecknat utbetalningsorder för samtliga kortfakturor. Enligt revisorernas uppfattning är det inte rimligt att begära av förvaltningschefen att kontrollera samtliga underlag till kortfakturorna, eftersom dessa enligt arbetsordningen ska sammanställas av andra personer. De felaktigheter som förekommit i dessa kan därför inte läggas honom till last.
Dock anser revisorerna att en uppföljning borde ha skett av hur de muntliga överenskommelserna efterlevts med hänsyn till de omfattande kontantuttagen, dels för att de varit muntliga men även att det på flera fakturor varit två-tre kontantuttag. En sådan uppföljning hade troligen påvisat vissa av de brister som påtalats, anser revisorerna.
Efter påpekande från internrevisionen i maj 2001 har förvaltningschefen anmodat enhetschefen att skaffa ett privatkort (med personligt betalningsansvar) enligt de nya instruktionerna. Dock har, framhåller revisorerna, även efter detta datum betalningar gjorts av enhetschefen med det gamla kortet samtidigt som kortet använts för privata ändamål.

Enhetschefen har nyligen på egen begäran sagt upp sin anställning vid Lunds universitet.

- Det inträffade är givetvis helt oacceptabelt, säger Lunds universitets rektor Boel Flodgren i en kommentar.
- Det brottsliga i förfarandet överlåter universitetet till rättsväsendet att bedöma. Ärendet går nu vidare till vår Personalansvarsnämnd, som har att ta ställning till frågan om en polisanmälan skall göras. Det sker om skälig misstanke föreligger om brott som kan leda till allvarligare påföljd än böter. Det kan också innebära ekonomiska anspråk från universitetets sida om det kan visas att universitetet lidit skada.
- Universitetet har nu sett över och skärpt sina rutiner för att förhindra att liknande saker skall kunna inträffa i framtiden, framhåller Boel Flodgren. Tillstånd att inneha företagskort beviljas mycket restriktivt och reglerna för hanteringen av dessa kan inte lämna något som helst utrymme för missbruk eller missförstånd. Dessutom finns numera en särskild kontrollfunktion inrättad vid universitetets centralförvaltning.

ииииииииииииииииииииииииииии..

Revisionsrapporten finns tillgänglig på universitetets registratur, tel 046-222 7140 eller 7137.


Pressmeddelanden, index | Informationsenhetens hemsida | Lunds universitets hemsida
webmaster@info.lu.se
2001-10-30